Ist eine Virtuelle Assistentin die richtige Wahl für dich?

Ungewöhnliche Fragen, die dir helfen können, die richtige Wahl zu treffen

Du überlegst, eine Virtuelle Assistentin (VA) zu engagieren, aber weißt nicht, ob sie wirklich die richtige Lösung für dich ist? Die meisten Kunden stellen sich die klassischen Fragen wie „Was kostet eine VA?“ oder „Welche Aufgaben kann ich auslagern?“, aber es gibt auch viele ungewöhnliche, tiefere Fragen, die du dir vielleicht noch nicht gestellt hast – und die für eine erfolgreiche Zusammenarbeit entscheidend sein können. In diesem Blogbeitrag möchte ich die Fragen vorstellen, die dir helfen können, zu entscheiden, ob eine VA wirklich die beste Unterstützung für dich ist.

1. Kann eine VA meinen Schreibstil oder meine Art zu kommunizieren nachahmen?

Wenn du viel in der Kommunikation mit Kund*innen oder auf Social Media aktiv bist, möchtest du sicherstellen, dass die Texte, die deine VA für dich erstellt, deine Persönlichkeit widerspiegeln. Niemand möchte, dass die E-Mails oder Posts plötzlich anders klingen als gewohnt. Eine gute VA wird sich die Zeit nehmen, deinen Stil zu verstehen und anzupassen – von deinem Tonfall bis hin zu den spezifischen Formulierungen, die du bevorzugst. So bleibt deine Kommunikation authentisch, auch wenn du nicht mehr alle Aufgaben selbst erledigen musst.

2. Was, wenn ich chaotisch bin? Wird meine VA mich trotzdem verstehen?

Viele Unternehmer*innen glauben, dass ihre „chaotische“ Art zu arbeiten ein Hindernis für die Zusammenarbeit mit einer VA sein könnte. Aber keine Sorge! Gerade bei der Unterstützung durch eine VA geht es oft darum, Ordnung ins Chaos zu bringen. Eine gute Assistentin wird dir helfen, Strukturen zu entwickeln und das Chaos zu bändigen – auch wenn du dich anfangs unsortiert fühlst. Gemeinsam könnt ihr ein System schaffen, das dir hilft, produktiver zu arbeiten.

3. Wie stelle ich sicher, dass meine VA mich nicht ausnutzt (oder umgekehrt)?

Vertrauen ist das A und O einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Du fragst dich vielleicht, ob deine VA wirklich fair abrechnet oder ob du selbst nicht zu viele Aufgaben auf ihre Liste setzt. Transparenz ist hier entscheidend: Eine gute VA wird mit dir offene Kommunikation über Zeitaufwände und Prioritäten pflegen. Klare Vereinbarungen zu Preisen, Aufgaben und Arbeitszeiten helfen, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass beide Seiten fair behandelt werden.

4. Was passiert, wenn meine VA plötzlich ausfällt?

Kunden haben oft Bedenken, was passiert, wenn die VA plötzlich krank wird oder ausfällt. Um diese Sorge zu mindern, ist es sinnvoll, über Notfallpläne nachzudenken. Eine erfahrene VA hat oft ein Netzwerk von Kolleg*innen, auf die sie im Fall der Fälle zurückgreifen kann. Das bedeutet, dass du nicht komplett ohne Unterstützung dastehst, auch wenn etwas Unerwartetes passiert. Vertrauen aufbauen, dass deine VA für diese Fälle vorsorgt, ist ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Zusammenarbeit.

5. Wird meine VA meine Passwörter und Daten sicher verwalten?

Datensicherheit ist ein ernstes Thema. Du möchtest deine vertraulichen Informationen, wie Passwörter, Geschäftsgeheimnisse und Kundendaten, nicht in unsicheren Händen wissen. Hier kommt es darauf an, wie gut du die Sicherheitspraktiken deiner VA überprüfst. Seriöse Virtuelle Assistentinnen arbeiten mit Passwort-Managern und sichern alle sensiblen Daten ordnungsgemäß. Das Vertrauen, das du deiner VA entgegenbringst, sollte sich in einem transparenten Umgang mit Datenschutz und Sicherheitsstandards widerspiegeln.

6. Kann eine VA meine Persönlichkeit und meine Werte widerspiegeln?

Als Unternehmerin hast du wahrscheinlich klare Werte und eine starke Persönlichkeit, die in deinem Unternehmen zum Tragen kommt. Es ist dir wichtig, dass auch eine VA diese Werte versteht und umsetzt. Eine VA sollte nicht nur deine Aufgaben erledigen, sondern auch in der Lage sein, deine Stimme zu vertreten – sei es in der Kommunikation mit Kundinnen oder auf deiner Website. Wenn du deine VA richtig einbindest, kann sie ein wertvoller Botschafter deines Unternehmens sein.

7. Was, wenn ich nicht genug Aufgaben habe, um eine VA auszulasten?

Ein häufiges Missverständnis ist, dass man für eine VA eine „volle Auslastung“ braucht. Das ist aber nicht unbedingt der Fall. Auch wenn du nur eine begrenzte Anzahl an Aufgaben abgeben kannst, kann eine VA dir dennoch unglaublich viel Zeit sparen und deine Effizienz steigern. Oft reichen schon wenige Stunden in der Woche, um dir den Rücken freizuhalten, sodass du dich auf das konzentrieren kannst, was wirklich wichtig ist.

8. Wird es sich komisch anfühlen, mit einer fremden Person zu arbeiten?

Gerade bei kleinen Unternehmen oder Selbstständigen ist der Schritt, Aufgaben aus der eigenen Hand zu geben, ein großer. Du bist es gewohnt, alles selbst zu machen, und nun soll eine „fremde“ Person in dein Unternehmen eintauchen. Es braucht ein wenig Zeit, um Vertrauen aufzubauen und den richtigen Arbeitsstil zu finden. Aber mit einer guten VA wirst du schnell merken, dass sie nicht nur eine wertvolle Unterstützung ist, sondern auch eine echte Bereicherung für dein Team.

Fazit: Ist eine VA die richtige Wahl für dich?

Wie du siehst, gibt es viele Aspekte, die du bei der Entscheidung, ob du eine VA engagieren solltest, berücksichtigen solltest. Die richtige VA ist nicht nur eine „Task-Managerin“, sondern eine Partnerin, die dir hilft, dein Business effizienter und stressfreier zu führen. Wenn du offen für diese Zusammenarbeit bist und bereit bist, ein Stück Kontrolle abzugeben, wird eine VA sicherlich die perfekte Unterstützung für dich sein.

Falls du also gerade an der Schwelle stehst, deine To-do-Liste von jemandem abnehmen zu lassen – ich bin für dich da! Du musst dich nicht alleine durch den Unternehmertum-Dschungel kämpfen. 😊

25.03.2025